Poste d'Assistant administratif à pourvoir à l'IFAC

Publié le 1 juin 2021 Mis à jour le 1 juin 2021
Date(s)

le 1 juin 2021

L'Institut fédératif des addictions comportementales (IFAC) propose un poste d'adjoint administratif.

 
Mission principale : 
 

Assister les personnels de l’IFAC dans l’ensemble des domaines d’activité de la structure, en exécutant des actes 
administratifs et de gestion courante.  
Les missions concernent principalement la gestion courante de l’IFAC, mais s’étendent également à l’association AREFAC qui 
lui est rattachée ainsi qu’à certaines activités du service d’addictologie. 

 
Activités :  
 
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique 
  • Recevoir et traiter les appels téléphoniques et/ou messages électroniques de la structure 
  • Réaliser des actes administratifs divers en relation avec les domaines d’activité de la structure  
  • Réaliser des opérations de gestion comptable courante en relation avec les domaines d’activité de la structure (notamment en lien avec l’activité de formation : édition des conventions de formation, facturation, suivi financier de l’AREFAC, etc.) 
  • Enregistrer et mettre à jour des données alphanumériques (base de données notamment) ou comptables, dans le cadre des procédures et consignes définies, le plus souvent à l’aide d’outils informatiques 
  • Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, bilans,...), les reproduire et les diffuser si nécessaire 
  • Suivre certains dossiers et relancer si nécessaire les interlocuteurs internes ou externes concernés 
  • Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité 
  • Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques ou formations  
  • Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes  
  • Passer et suivre les commandes en relation avec le domaine d’activité de la structure 
  • Contribuer à l’utilisation rationnelle des services et des fournitures, et s’assurer du renouvellement du stock de fournitures 
  • Réaliser et suivre les actes administratifs en lien avec les déplacements des membres de l’IFAC ou des personnels extérieurs en mission pour l’IFAC ou l’AREFAC (ordres de mission, notes de frais, remboursements, etc.) 
  • Assurer les démarches administratives nécessaires lors de l’accueil d’étudiants ou de stagiaires (ex : conventions  de stage) 
  • Classer et archiver les documents et informations.

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